Manual de comprobación de gastos de viaje

Muchas empresas tienen entre sus actividades, viajes de negocios recurrentes de sus empleados, sin embargo, no todas cuentan con un sistema de políticas de gastos que les permita llevar un control adecuado del manejo de los fondos destinados a los viáticos, ni de los gastos generados al final, por lo cual es importante contar con un manual de comprobación de gastos de viaje.

Normalmente lo referente a estos gastos (de kilometraje, viaje, hospedaje, comida) puede caer en la categoría de gastos menores, siendo que, de ser observados a detalle, podrían significar un beneficio para la rentabilidad de la empresa, al estar mejor administrados, porque de este modo se evitarían pérdidas, y además pueden ser deducibles si se hace una pertinente comprobación fiscal.

Normatividad empresarial para gastos

Para tener el control deseado, el primer paso es considerar el tema de viáticos como algo aparte. Lo que sigue es calcular los costos de cada viaje, para tener una idea de los gastos que se van a generar. 

De la mano con ese cálculo, se debe elaborar un manual donde se establezca punto por punto el proceso a seguir para obtener los viáticos, especificando requisitos; roles; elementos y procedimiento de comprobación de gastos, además del marco legal en el que se sustente; los conceptos a manejar, con su respectiva definición, por ejemplo, lo que se entiende al interior de la empresa por “viáticos”, “gastos de viaje”, “comisionado” “tarifas”, “hospedaje”, “transporte”, entre otros. 

Abreviaturas; políticas y normativas, donde se mencione a los responsables, quién resolverá las problemáticas dadas, y los pormenores en cuanto a los tiempos, el número de comisionados, delimitación territorial, y otros elementos que se considere necesario aclarar en caso de ser necesario.

En cuanto al procedimiento, a menos de que se quiera desglosar en más partes a criterio de la empresa, en general consta de la elaboración de la solicitud de viáticos, la entrega de estos, y la comprobación de gastos de viaje.

En lo que respecta a los roles, son 5: el comisionado, autorizador, gestor, tesorero y fiscalizador. El comisionado es quien va a hacer el trabajo; el autorizador revisa la viabilidad y da el visto bueno o rechaza la solicitud; el gestor ve si el presupuesto es suficiente; el tesorero es quien da los fondos al comisionado, y el fiscalizador es el que comprueba los gastos realizados.

Plan de movilidad empresarial

Al parejo de la normativa, se debe elaborar el plan de movilidad, así como un modelo por gasto y un modelo fijo para los recursos destinados a viáticos; el cual consiste en establecer las directrices de los viajes, donde un gestor se coordina con proveedores de transporte, hospedaje, y al interior de la empresa puede adecuar los horarios del comisionado. 

En el plan se debe contemplar cuántos trabajadores son los que deben viajar, dentro de un periodo establecido, si los viajes son cortos o largos, y aproximadamente cuántos van a realizarse. Sirve para tener bajo control, dentro de las posibilidades, toda la actividad, de principio a fin: gastos, viaje, duración y la minimización de inconvenientes.

Las ventajas principales de contar con un plan de movilidad son: evitar riesgos y garantizar la seguridad del comisionado; optimizar los viajes al observarlos de cerca, mejorando ciertos aspectos, realizando cambios, etc.; reducir los gastos al disminuir los imprevistos, y tener a empleados contentos y cómodos por laborar en una empresa que se preocupe por su integridad y cuidado al tener que desplazarse por motivos de trabajo.   

Tratamiento fiscal de viáticos y gastos de viaje

Tener un manual de comprobación de gastos de viaje bien elaborado, otorgará información más clara de los fondos utilizados y aportará a llevar una buena contabilidad, lo cual dará la posibilidad de deducir esos gastos con las revisiones y validaciones correspondientes.

Para hacerlo de forma correcta, se debe contar con las facturas electrónicas CFDI respectivas; se debe realizar un reporte de viáticos en los recibos de nómina; informar a los propios trabajadores de los montos manejados para los viáticos, y conocer cuál es el límite que se puede deducir.

Los CFDI aplican en México, pero si los gastos son en el extranjero, se deberán tener comprobantes que incluyan la razón social, el NIF, fecha, domicilio, los artículos o bienes consumidos, el precio y los impuestos.

El control se puede automatizar utilizando la tecnología y herramientas como tarjetas empresariales, que generen de inmediato los elementos necesarios para la comprobación fiscal.

Es importante conocer los aspectos que debe llevar el proceso y la normativa, para tener un manual de comprobación fiscal que considere todo lo necesario para mantener un orden adecuado al interior de la empresa.