Tarjeta de viáticos, una solución para tus recursos empresariales

En el mundo empresarial, la gestión eficiente de los activos es un aspecto fundamental para el éxito de cualquier organización. Entre estos recursos se encuentran los viáticos, una parte crucial de la operación de una compañía que, si no se maneja adecuadamente, puede generar problemas significativos.

Por lo anterior, la tarjeta de viáticos se presenta como una solución valiosa para que las empresas puedan optimizar sus recursos y garantizar la satisfacción de sus empleados en cada viaje de negocios.

Para asegurar que los recursos se utilicen de manera efectiva en cada desplazamiento o actividad laboral, es necesario conocer a fondo esta prestación y sepas:

• ¿Qué son las tarjetas de viáticos?
• ¿Qué son los viáticos y qué gastos se incluyen?
• ¿Cómo llevar control de gastos en una empresa?
• ¿Los viáticos son deducibles para las empresas?
• Business Card: potencia el control financiero de tu empresa con la tarjeta de Up Sí Vale
• ¿Cómo funciona la tarjeta de viáticos Business Card?
• ¿Cuánto saldo traen las tarjetas de viáticos de Up Sí Vale?

Así que, ten en mente que esta solución marca la diferencia en la gestión de gastos de viaje empresariales.

¿Qué son las tarjetas de viáticos?

Las tarjetas empresariales son una solución integral para la gestión de los gastos de viaje y viáticos de una empresa. Estas herramientas ofrecen una serie de ventajas que permiten a las empresas ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo.

Funcionan como un medio de pago que permite a los empleados acceder a los recursos financieros necesarios para cubrir los costos asociados con sus viajes de negocios o actividades laborales fuera de su lugar de residencia y/o trabajo.

Existen varias ventajas al tener contratada una tarjeta empresarial, como la posibilidad de establecer límites de gasto, realizar un seguimiento detallado de las transacciones y simplificar la contabilidad de los gastos. Además, promueven la transparencia y la eficiencia en la gestión de los recursos financieros de la empresa.

¿Qué son los viáticos y qué gastos contemplan?

Podemos definir a los viáticos como recursos financieros proporcionados a los colaboradores de una empresa para cubrir los costos asociados con viajes de negocios o actividades laborales fuera de su lugar de residencia. Estos costos incluyen:

• Hospedaje: Gastos relacionados con la estadía en hoteles, moteles o alojamientos similares.
• Alimentación: Comidas y bebidas durante el viaje, que pueden variar desde restaurantes hasta alimentos comprados en tiendas locales.
• Transporte: Costos de transporte, como boletos de avión, tren, autobús, taxis o alquiler de vehículos.
• Otros gastos: Esto puede incluir el alquiler de salas de reuniones, tarifas de conferencias, materiales de trabajo, entre otros.

Los viáticos y gastos de viaje son esenciales para permitir que los empleados realicen sus actividades laborales de manera efectiva cuando están fuera de la oficina central de la empresa, por lo que gestionar estos activos resulta en un desafío.

¿Cómo llevar el control de gastos en una empresa?

Tener el control de gastos de viaje suele resultar en una tarea crítica tanto para los empleados que deben rendir cuentas, como para las empresas que necesitan mantener un registro de sus finanzas óptimo. Estos cálculos los gastos de viaje implica:

• Registro Detallado: Los empleados deben llevar un registro detallado de todos los gastos relacionados con el viaje, incluyendo fechas, descripciones de los gastos y montos.
• Comprobantes fiscales: Es esencial conservar todos los comprobantes fiscales, como facturas de hoteles, recibos de restaurantes y boletos de transporte, para respaldar los gastos.
• Tarjeta de viáticos: El uso de estas tarjetas brinda una solución eficaz para tener tus gastos de viaje en orden, permitiendo a los empleados acceder a fondos específicos para sus desplazamientos, comidas o instancias.
  
  

¿Los viáticos son deducibles para las empresas?

En México, de acuerdo con el artículo 28, fracción V de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), los viáticos y gastos de viaje, en el país o en el extranjero, son deducibles cuando se cumplan los siguientes requisitos:

• Que estén destinados al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático.
• Si se realicen fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.
• Que las personas a favor de las cuales se realice la erogación tengan relación de trabajo con el contribuyente en los términos del Capítulo I del Título IV de esta Ley o deben estar prestando servicios profesionales.
• Y sí los gastos están amparados con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el extranjero.

Entonces, el hecho de que los viáticos gravan para ISR es una ventaja significativa para las empresas, ya que reduce la carga fiscal asociada con estos gastos. Ten en cuenta que esta tarea puede ser más eficiente si cuentas con una tarjeta de viáticos, debido a que te ayudará a mantener todos tus gastos en control.

Business Card: potencia el control financiero de tu empresa con la tarjeta de Up Sí Vale

En Up Sí Vale contamos con tarjetas empresariales de viáticos con aceptación nacional e internacional, que ofrece un control total sobre los gastos, utilizando fondos prepagados para gestionar de manera eficaz las finanzas de tu organización.

Tienes la opción de tenerla en formato física o digital y también la posibilidad de tener una tarjeta con la que podrás disponer de efectivo. Vale la pena destacar que la puedes usar en:

• Aerolíneas.
• App de transporte.
• Hoteles y moteles.
• Equipos de oficina y hogar.
• Tiendas departamentales.
• Restaurantes y Bares.
• Ropa y calzado.
• Cajeros automáticos para sacar dinero (si cuentas con la versión de este producto).
• Y en cualquier establecimiento que cuente con una terminal bancaria.

Ahorra tiempo y seguridad a tu equipo al eliminar el uso de efectivo. Con esta tarjeta, cada operación de pago es segura y certificada, y puedes acceder a informes de cada tarjeta.

¿Cómo funciona la tarjeta de viáticos Business Card?

Solicitud de recursos: La Business Card te permite solicitar los recursos necesarios para cubrir los gastos de viaje de tu equipo. Estos fondos se asignan directamente a tu cuenta.

Límite de gasto personalizado: Puedes establecer un límite de gasto específico para cada una de las tarjetas en cualquier momento. Tus usuarios tienen hasta 15 días para realizar consumos a nivel mundial.

Esquema de depósito en garantía: Nuestra tarjeta de viáticos opera bajo un esquema de depósito en garantía. Esto agiliza y favorece la operación del producto. Solo pagas el monto total de los consumos realizados por tus tarjetas.

Proceso de identificación: Para formalizar la operativa del producto, es necesario firmar un contrato. Debes identificar tu CoPP (Código de Pagos Personalizado) para realizar el depósito en garantía de tu producto.

Modificación del contrato: Una vez realizado el depósito de garantía, se genera un adendum que documenta la recepción de este.

Visualización de tu cuenta: Al acceder al portal, podrás visualizar tu cuenta. Esta se identifica con las siglas CNT y tu razón social en la base de usuarios.

Asignación de recursos: Una vez que tengas el monto solicitado en tu cuenta CNT, puedes asignar en línea los recursos necesarios a tus usuarios.

¿Cuánto saldo traen las tarjetas de viáticos de Up Sí Vale?

Por seguridad, no entregamos tarjetas precargadas; para cargarlas deberás ingresar al portal administrativo con tu usuario y contraseña y realizar una dispersión de saldo a las tarjetas. 

Una vez procesado el pago y, de acuerdo con el horario en que hayas realizado el mismo, se reflejará el saldo en las tarjetas según las siguientes ventanas de servicio: 

• De 11:00 a 12:00 horas. Si tus depósitos CoPP fueron acreditados después de las 17:31 horas del día anterior y antes de las 8:59 horas del día en curso. 
• De las 13:00 a las 14:00 horas. Cuando tu depósito CoPP fue acreditado entre 9:00 y 10:59 horas.  
• De las 15:00 a las 16:00 horas. Los depósitos CoPP acreditados entre 11:00 y 12:59 horas. 
• De las 18:00 a las 19:00 horas. Con los depósitos CoPP acreditados entre 13:00 y 15:59 horas. 
• El mismo día entre 20:00 y 21:00 horas. Depósitos CoPP acreditados entre 16:00 y 17:30 horas. 
• El siguiente día hábil a partir de las 6:00 horas. Si es depósito referenciado, no CoPP y fue acreditado hasta las 16:00 horas.  

Ten en cuenta que los tiempos presentados están con base en el uso horario de la Ciudad de México.

Ventajas de las tarjetas de viáticos para empresas

• Agiliza la comprobación de gastos: Los líderes de tu empresa pueden revisar los gastos de forma rápida y sencilla, lo que ahorra tiempo y recursos.
• Establece límites de gasto: los administradores tienen la opción de establecer límites de gasto por monto, fecha o tipo de comercio para controlar los gastos de los empleados.
• Obtén estados de cuenta detallados: nuestra tarjeta te permite obtener estados de cuenta detallados para cada tarjeta, lo que facilita la identificación de áreas de mejora.
• Asignación de viáticos: también podrás asignar un monto por consumo desde la plataforma operativa, lo que facilita la gestión de los gastos.
• Transparencia de los gastos: Business Card proporciona informes detallados de los gastos, lo que facilita la identificación de discrepancias fiscales.

Beneficios para tus colaboradores de la tarjeta de viáticos

• Aceptación nacional e internacional: Los colaboradores pueden utilizar su tarjeta Business Card en cualquier lugar del mundo, tanto en comercios físicos como digitales.
• Seguridad: La tarjeta Business Card cuenta con tecnología Chip + NIP para garantizar la seguridad de los datos de los colaboradores.
• App Up Sí Vale: Los colaboradores pueden utilizar la App Up Sí Vale para consultar el límite de su tarjeta y apagarla al instante.
• No afecta la nómina ni las declaraciones fiscales: Los gastos realizados con la tarjeta Business Card no afectan la nómina ni las declaraciones fiscales de los colaboradores.

La tarjeta de viáticos Business Card es una valiosa herramienta para gestionar los gastos de tu empresa. Su propósito es hacer el día a día de tus colaboradores y de las compañías más sencillo.

En un mundo cada vez más digital, los negocios necesitan soluciones eficaces con las que puedan que puedan tener el control de sus finanzas y acceso a plataformas en las que consulten todo su flujo de gastos de manera efectiva.

¿Tienes interés en implementar la Business Card en tu empresa?

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