¿Cómo llevar un adecuado control de caja chica?

Las empresas tienen la mayor parte de sus gastos calculados, así debe ser para mantener una gestión correcta del presupuesto y del fondo fijo que se tiene como lo son los gastos imprevistos, sin embargo, también existen situaciones que escapan a la planeación, pero son cotidianas y deben estar bajo el control de caja chica.

La caja chica es una parte de dinero destinada para los pequeños gastos que surgen de imprevisto en una organización, y que deben ser cubiertos de manera rápida, por ejemplo si se terminó cierto material para la oficina y hay que adquirir más, si un trabajador necesita trasladarse a algún sitio, si hay que realizar una reparación, si se debe disponer de una cantidad para comida, artículos para botiquín, productos de limpieza; todo esto entra en las expensas cotidianas que deben ser tomadas en cuenta por las empresas. 

Aunque son dispendios que no representan a primera vista apenas algo notable dentro del presupuesto, una mala administración de estos gastos menores sí puede conducir a una afectación de aquel, y que en algún punto no se sepa para qué ha sido utilizado el dinero, por lo tanto es importante establecer parámetros, normas y organizar este fondo de recursos para tenerlo controlado y supervisar su correcto uso.

¿Cómo llevar el control de la caja chica?

Lo primero es establecer la cantidad de la que se podrá disponer mensualmente, esta va a depender de qué tan grande o pequeña sea la empresa, el giro y los trabajadores en activo. Si el monto fue mucho o poco, se puede ir ajustando con el transcurrir de los meses por el equipo encargado.

A partir de ahí se debe determinar cuáles son los dispendios justificados para los que se podrá utilizar el dinero de la caja, y dentro de estos, observar cuáles son deducibles. Se deberá elaborar una política por escrito, donde se deje en claro qué puede cubrir la caja menor, y esta debe ser del conocimiento de todos los trabajadores, para que sepan cuándo podrán requerir recursos y cómo los deberán de justificar; de ser necesario habrá que ejemplificar casos para dejar claro el procedimiento.

Lo que sigue es comenzar a llevar un registro de las cosas en las que se van ocupando los recursos de la caja, esto ayudará a dos cosas: saber en qué se está gastando el dinero, y saber si hay algún gasto recurrente al que probablemente le pueda ser asignada una parte exclusiva del presupuesto, así como posiblemente encontrar un proveedor de aquello en lo que más se gaste, con la finalidad de obtener lo necesario a un menor costo.

Los registros deben tener descripciones específicas de en qué se gastó (ya sean servicios o artículos), dónde, en cuál empresa o con cuál proveedor, la fecha y la cantidad utilizada; en el caso de tratarse de artículos, cuántas unidades se adquirieron, el precio unitario y el total.

La tarea de llevar el registro de los gastos menores y cuáles aplican como tal, debe ser llevada por una persona organizada, con el criterio para determinar cuáles expensas aplican, cuáles no, que sea quien autorice, ordene facturas y comprobantes, cuide que no existan fugas de dinero, y observe qué puede ser deducible. Si la empresa no es muy grande, como responsable de la caja puede quedar una sola persona, en caso contrario, debe haber un equipo de personas encargadas por área.

Debe haber también personal que a fin de mes sea el encargado de hacer un balance, el corte de caja y completar la cantidad designada, para el siguiente mes. El registro puede ser llevado en un libro contable o en archivos de cálculo, pero sea cual sea el caso, se recomienda tener copias de seguridad, idealmente en la nube, para que la información esté respaldada ante cualquier situación. 

Una buena opción para mantener el control de caja chica es que los trabajadores cuenten con tarjetas que les permitan utilizar estos fondos para dispendios que tengan que ver con la empresa (viajes, transporte, etc.), de este modo los gastos tendrán de inmediato un comprobante y estarán en un único estado de cuenta, sin que el personal deba por sí mismo justificar una expensa y sin dinero en efectivo.

Esto tendrá además un efecto positivo en la confianza necesaria para motivar, que debe existir entre empleados y empresa.

El objetivo es simplificar el proceso y ordenarlo para no afectar el manejo del presupuesto, de modo que la empresa tenga finanzas sanas y claras.