¿Cómo llevar el control de viáticos?

Las funciones de cualquier tipo de empresa no pocas veces implican traslados, y no es poco común que esos gastos de viaje de negocios estén considerados como algo mínimo, quizá pertenecientes a la caja chica, pero lo cierto es que, si son expendios recurrentes o de cantidades cuantiosas, deben de ser considerados como algo aparte y se debe buscar siempre optimizar el control de viáticos y una correcta gestión de estos gastos.

Se tiene que prevenir la falta de claridad en las cantidades de dinero utilizadas, para lo cual la administración de estos fondos debe ser detallada y cuidadosa. Otro aspecto para prevenir, el cual es quizá el más extremo, es cuando el propio trabajador que va a realizar estos gastos, viaje sin medirse en cuanto a la utilización de este recurso de la organización, pero vamos por partes para explicar cómo lograr una adecuada gestión en este apartado, y cómo mejorarla, para evitar llegar a los peores escenarios.

Empecemos por describir en general qué aspectos son los que cubren los viáticos, los cuales son los pasajes (hacia el destino y en el destino), alojamiento, alimentación, y las expensas relacionadas con la razón del viaje, como asistencia a alguna reunión, evento, resolución de problemas, compras de materiales diversos, etcétera. Estos pueden ser permanentes u ocasionales, dependiendo del tipo de labor que desempeñe regularmente el trabajador.

Proceso para el control de viáticos

Existen variables en el proceso, puede ser que la organización destine una cantidad fija a priori, calculando lo que se gastará durante toda la estancia de un empleado en cierto lugar, o bien puede ser que el trabajador corra con los gastos relacionados, y a su regreso, amparado por recibos, informes y documentación comprobatoria, obtenga el reembolso de todo lo que gastó por concepto de viáticos, sin embargo, la primera opción es la más propicia si se quiere tener una administración empresarial oportuna y ordenada.

Cualquiera de las formas se puede salir de las manos si no se determinan políticas de gasto para manejar los recursos de viaje, por lo tanto, lo primero que debe hacerse es establecer políticas donde se puntualicen los límites, medios y maneras de comprobación de gastos. Los gastos fuera de lo convenido pueden erradicarse con una normativa clara y un sistema definido que vaya paso por paso, comenzando con solicitudes basadas en formatos estandarizados, siguiendo la entrega de los fondos, y culminando con el informe de los dispendios.

Ahora veamos los pormenores de cada uno de estos pasos. En la parte de la solicitud se llena un registro, el cual se debe dar a la persona encargada de verificar que cumpla los criterios, de no ser así, esta deberá regresar el formulario hasta que cumpla con lo requerido, orientando al solicitante; una vez que está todo listo, se procede a la verificación de que el presupuesto empresarial es suficiente, y la validación, avisando que el trámite fue exitoso.

A continuación, lo que sigue es que los recursos sean liberados para el solicitante, lo usual es que se transfieran a su cuenta.  

El proceso concluye con la comprobación de gastos que se hicieron dentro de lo planeado en las actividades realizadas para su empresa, si hubo excedente o si faltó. Para esto el trabajador debe entregar recibos y una relación de todos los dispendios del viaje; en caso de excedente, este deberá ser devuelto, mientras que, si el empleado tuvo que completar de su bolsillo, se procede a hacerle un reembolso.

Mejorar el control de viáticos

Una vez que se tiene un sistema definido de control, lo que sigue es identificar qué puntos pueden optimizarse, por ejemplo acordar los días de anticipación para solicitar fondos; ir ajustando el presupuesto para evitar que el dinero sea insuficiente; contar con un fiscalizador que verifique la legitimidad y justificación de las expensas y los comprobantes fiscales, así se evitarán dispendios innecesarios; buscar proveedores para obtener precios o paquetes preferenciales, de modo que el comisionado tenga menos gastos, viaje cómodo y con todo calculado.

También una forma de mejorar la gestión es que la empresa sin importar su actividad económica utilice herramientas tecnológicas para estar al tanto en tiempo real de la utilización de recursos, sosteniendo una mejor comunicación con el comisionado mediante apps o correo electrónico, manteniéndose pendiente ante cualquier eventualidad o gasto que no vaya acorde con la actividad a realizar. Se puede contar también con software para automatizar y controlar el proceso.

Una excelente opción de mejora es que en lugar de disponer de una cantidad estimada, se les den a los empleados tarjetas ligadas a recursos específicos para este fin, de este modo la organización podrá saber los montos exactos, las fechas exactas, y toda la información estará disponible al momento, agilizando por completo el proceso, quitando los trámites burocráticos y sin que el trabajador tenga que realizar la tarea de comprobar expensas, algo que será muy beneficioso para la productividad de la empresa

Cuida los activos de tu negocio, buscando siempre la eficacia en su administración.