¿Cómo mejorar el control de gastos con tarjetas empresariales?

En este sentido, una solución efectiva es el uso de tarjetas empresariales específicas para viáticos. A menudo, los gastos de viaje de negocios se subestiman, tratándolos como parte de la caja chica, pero si son recurrentes o significativos, deben manejarse por separado para optimizar el control de viáticos y garantizar una gestión adecuada de los recursos. 

Para lograr una gestión eficaz, es fundamental comprender y categorizar los elementos cubiertos por los viáticos, como pasajes, alojamiento, alimentación y gastos relacionados con la actividad laboral. Estos pueden ser permanentes o recurrentes, dependiendo del tipo de labor que desempeñe regularmente el trabajador.

Analicemos cómo mejorar y optimizar la gestión de estos recursos para evitar situaciones problemáticas.

¿Qué son las tarjetas empresariales?

Las tarjetas empresariales o también llamadas tarjetas de viáticos, son una solución completa para administrar los gastos de viaje y viáticos en las empresas. Permitiéndoles a los colaboradores acceder a sus fondos para cubrir los costos de viajes de negocios.

Además, ofrecen ventajas como establecer límites de gasto, llevar un seguimiento de transacciones y simplificar la contabilidad, promoviendo la transparencia y la eficiencia financiera.

¿Por qué deberías considerar las tarjetas empresariales?

Es importante prevenir la falta de transparencia en las cantidades de dinero utilizadas, lo cual requiere una administración detallada y cuidadosa. Además, es importante prevenir el mal uso de los recursos por parte de los empleados durante los viajes de trabajo.

Las tarjetas empresariales te brindan mayor transparencia de los movimientos, además, muchas empresas suelen depositar este tipo de fondos en las cuentas personales de los colaboradores.

Por otro lado, es muy importante separar el presupuesto de viáticos del sueldo de tu empleado, ya que incluir los gastos de viaje y viáticos dentro de la nómina de tu colaborador puede generarte grandes problemas ante el SAT, pues a simple vista puede representar un ingreso extra. 

Toma tus precauciones y evita problemas al declarar sus impuestos por discrepancias fiscales.

¿Cómo se deben pagar los viáticos?

Existen variables para su entrega:

1. La organización tiene que asignar una cantidad fija, calculando los gastos estimados durante toda la estancia del empleado en un lugar específico.

2. Alternativamente, el trabajador puede pagar los gastos relacionados y luego solicitar el reembolso, presentando recibos, informes y documentación justificativa a su regreso.

3. Otra opción, es brindar tarjetas de viáticos a tus colaboradores, ya que podrán cubrir gastos relacionados con la empresa o para el desempeño de sus funciones.

¿Cómo debe ser el proceso para dar viáticos en tu empresa?

Cualquiera de las formas anteriores puede salirse de las manos si no se determinan políticas de gasto para manejar los recursos de viaje, por lo tanto, lo primero que debes realizar es lo siguiente:

1. Establece políticas claras:

• Debes definir límites, medios y métodos de comprobación de gastos.
• Elimina los gastos no autorizados con normativas claras y un sistema definido.

2. Define un proceso para la solicitud:

• Los colaboradores deben llenar un registro que debe ser verificado por la persona encargada.
• Se deberá verificar que el presupuesto empresarial sea suficiente y validar el trámite.

3. Liberación de recursos:

• Se deberá realizar la transferencia de los fondos al solicitante, generalmente a su cuenta bancaria.

4. Comprobación de gastos:

• Se deberán entregar recibos y una relación detallada de los gastos del viaje.
• Realizar la devolución de excedentes, en caso de existir.
• En caso de que el empleado haya cubierto gastos adicionales con su propio dinero, deberá realizarse un reembolso.

¿Cómo mejorar el control de gastos por viáticos en tu empresa?

Una vez que se tiene un sistema definido de control, lo que sigue es:

1. Identifica puntos de optimización

• Establece días de anticipación para solicitar fondos.
• Ajusta el presupuesto para evitar insuficiencias financieras.
• Debes contar con un fiscalizador para verificar la legitimidad de los gastos y los comprobantes fiscales, evitando gastos innecesarios.
• Busca proveedores que ofrezcan precios preferenciales o paquetes para reducir los gastos de tus colaboradores y así garantizar un viaje cómodo.

2. Utiliza herramientas tecnológicas

• Implementa herramientas tecnológicas para monitorear en tiempo real el uso de recursos.
• Mantén una comunicación efectiva con tus colaboradores a través de aplicaciones o correo electrónico para gestionar cualquier eventualidad o gasto inesperado.
• Implementa un software para automatizar y controlar el proceso de gestión de viáticos.

3. Asigna tarjetas empresariales a tus colaboradores

Una opción de mejora para optimizar el control de gastos empresariales es proporcionar a los empleados tarjetas empresariales las cuales son específicas para este propósito.

La organización podrá tener beneficios como:

• Evitar el uso de las cuentas de nómina de los colaboradores para pagar servicios relacionados con tu empresa. Así que ya no tendrás que hacer reembolsos.
• Tener un mejor control de la caja chica, gastos de viaje, viáticos y otros gastos. 
• Acceso inmediato a información detallada sobre montos y fechas de gastos.
• Agilización de procesos y eliminación de trámites engorrosos.
• Facilidad de comprobación de gastos por parte del trabajador (mejorando significativamente la productividad de la empresa).

4. Capacita y educa a tus colaboradores

• Proporciona una capacitación integral o recursos educativos a tus empleados sobre el uso adecuado de las tarjetas empresariales y el cumplimiento de las políticas de gastos de viaje y viáticos.

5. Evaluación continua en procesos

• Evalúa continuamente los procesos de gestión de gastos.
• Identifica áreas de optimización para mejorar la eficiencia y eficacia en tus procesos.

Cuida los activos de tu negocio y simplifica la vida diaria de tus colaboradores buscando siempre la eficacia en su administración.

¡Nuestra tarjeta empresarial Business Card es una herramienta invaluable para administrar los gastos de tu empresa!