Vales de combustible: La solución para reducir costos en tu PyME

Los vales de combustible son una opción efectiva para que las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) reduzcan sus costos de logística.

Contar con recursos que optimicen el consumo de gasolina es clave para el crecimiento y eficiencia de las empresas en México. De acuerdo con datos proporcionados por la Comisión Reguladora de Energía (CRE) y la consultora PETROIntelligence, el reciente aumento del 2.60% en el precio del combustible ha reafirmado la importancia de medidas para reducir el impacto en los costos operativos.

Por lo que no es de extrañarse que las PyMEs quieran ahorrar dinero al reducir el consumo de hidrocarburos en sus operaciones con este beneficio.

Los vales de combustible como herramienta de trabajo

Algunas de las múltiples ventajas que ofrecen estos vales son:

Mejor gestión de la gasolina

Estos vales permiten asignar una cantidad fija o variable de combustible a cada colaborador, según se requiera, con el fin de evitar el desperdicio o el uso indebido del combustible, y para facilitar el control y la planeación del presupuesto.

Brindan mayor seguridad

En algunas PyMEs, es común que se presten las tarjetas de crédito personales de los directivos o se entregue dinero para cubrir gastos de la empresa, como cargar gasolina. Estas malas prácticas conllevan riesgos significativos, ya que la tarjeta puede ser clonada o el efectivo puede ser objeto de robo durante los desplazamientos de los colaboradores.

Para evitar estas situaciones sirven las tarjetas de gasolina, pues aumentan la seguridad financiera de la compañía y sus trabajadores.

Agiliza los tiempos de pago

Los vales de combustible ayudan a agilizar el proceso de pago en estaciones de servicio, ya que el conductor no necesita usar dinero en efectivo.

Además, es posible elegir la estación de servicio según la ubicación y el precio del combustible, sin tener que depender de contratos o convenios con ciertos proveedores.

Controlan los movimientos

Permiten tener un registro de los movimientos y consumos que realiza cada transportista y vehículo asignado, facilitando el seguimiento y control del desempeño.

También posibilitan el acceso a los datos desde una plataforma digital; mejorando, por ende, la seguridad y transparencia del proceso.

Simplifican la comprobación de gasto

Estas herramientas de trabajo permiten comprobar y justificar el gasto en combustible, debido a que emiten facturas electrónicas con la información necesaria.

De esta firma se evita la pérdida o falsificación de facturas o tickets y se disminuye la carga administrativa.

¿Cómo funcionan los vales de combustible en procesos logísticos?

1. La empresa le entrega la tarjeta de gasolina al conductor, quien tiene el deber de conservarla y usarla para la compra de combustible en las estaciones de servicio, dentro del plazo definido y por el importe exacto o inferior al señalado en sus movimientos. 
2. Después de haber utilizados su tarjeta de combustible, el conductor debe justificar la compra del combustible a través de sus facturas que proporciona el proveedor de vales, para cumplir con su verificación y contabilización.

Recomendaciones para reducir costos de logística

Para optimizar los recursos que se tienen disponibles en la empresa, es importante seguir algunas recomendaciones, como:

Planificar las rutas de transporte

Al planificar las rutas de transporte con anticipación, teniendo en cuenta factores como el clima, el tráfico, la distancia o el tipo de vehículo, ahorras tiempo, combustible y evitas posibles contratiempos inesperados.

Aprovechar el espacio del vehículo

Es importante utilizar al máximo la capacidad de carga de los vehículos, evitando enviar mercancías con demasiado volumen y poco peso, o viceversa.

También puedes usar sistemas de embalaje que ayuden a reducir el tamaño de los paquetes y faciliten su manipulación.

Coordinar con los proveedores y clientes

Al trabajar en conjunto con tus proveedores y clientes, es posible establecer horarios de entrega y recogida que resulten convenientes para ambas partes.

De esta forma, es posible evitar las demoras, multas o devoluciones que suelen generar pérdidas económicas.

Implementar sistema de seguimiento y control

La adopción de este sistema facilita el monitoreo del estado de los envíos, el rendimiento de los conductores y la satisfacción de los clientes en el ámbito logístico.

Así se detectan oportunidades de mejora y adoptar medidas correctivas (si es necesario).

Capacitar al equipo de logística

Es recomendable la capacitación constante al equipo de trabajadores, para que conozcan las mejores prácticas y normas de seguridad en el manejo y transporte de mercancías.

Esto evitará accidentes laborales, así como también daños que puedan incidir negativamente en la calidad del servicio ofrecido, además de afectar a la imagen de la empresa.

La importancia de contar con vales de gasolina

Los vales de combustible facilitan la gestión, el ahorro de los recursos energéticos, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad tanto para tu flotilla, tus colaboradores y tu empresa.

Hoy en día, tienes la oportunidad de solicitar presupuestos para obtener este tipo de beneficios a unos clics de distancia.

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