El reducir costos en una empresa es un tema siempre presente para mantener a un negocio siendo rentable y no perder el control de los gastos, pero es algo que debe saber cómo hacerse y a qué medidas recurrir, pues, aunque a veces es inevitable, no es necesario ante todo prescindir de algo haciendo recortes, sino optimizar los dispendios y a su vez generar un plan de reducción de costos.
En lo que respecta a la correcta administración de la empresa para optimizar la reducción de costos en materiales y lo que implican las labores diarias deben ser analizados, pero también en lo referente al personal, por lo que lo primero a realizar debería ser una auditoría al interior, para evaluar al capital humano, sus funciones, horarios, aptitudes, y con base en eso tener un panorama de si hay personas sobrecalificadas para un puesto, o si al contrario, hay trabajadores que no cubren las expectativas para el lugar en el que están.
Esto le sirve a la empresa para realizar los ajustes pertinentes, ayudando a aumentar la productividad, evitando la rotación en el caso de los empleados sobrecalificados, y desperdiciar muchos recursos en capacitaciones periódicas para quienes no cubren el perfil de un puesto y no aportan a la productividad y eficacia necesarias.
Aunque no hay que entender en sí las capacitaciones como algo innecesario, sino como un apoyo que debe saber cuándo darse, ya que también tienen que ver con la optimización de la gestión, y estas, como cualquier otra inversión, debe de saberse en qué momento aplicarse, por ejemplo, si se va a implementar tecnología nueva para automatizar procesos, o si en general se busca mejorar un aspecto de un departamento o ampliar conocimientos.
Algo importante en la administración de la empresa son las compras que se realizan o los servicios que se requieren, así que se deben buscar proveedores con los que se llegue a un acuerdo que beneficie a ambas partes, para obtener mejores precios a cambio de compras seguras. La selección de buenos proveedores se puede realizar aplicando diversas métricas que toman en cuenta la eficiencia en el seguimiento, y calidad y cantidad en el producto o servicio adquirido.
Otra forma de reducir costos en una empresa es disminuyendo los impuestos a pagar. Con una correcta justificación de los gastos realizados para la empresa, y otorgando prestaciones a los trabajadores, como monederos electrónicos o vales de despensa, la deducibilidad puede dar como resultado un muy buen sistema para hacer un negocio rentable.
Una correcta gestión lleva a reducir costes, ejemplo de esto es concientizar a los empleados respecto al buen manejo de los recursos, algo tan simple como fomentar la utilización de herramientas digitales sobre los materiales, siempre que se pueda; utilizar hojas recicladas; no tener computadoras o luces encendidas de manera innecesaria, etc. Eso tendrá un impacto positivo en la rentabilidad.
Y hablando del entorno digital, a la tecnología se le debe dar atención en su utilidad dentro de la gestión para la reducción de costos en transporte, procesos, materiales y hasta llamadas, se pueden ahorrar con herramientas tecnológicas.
En la actualidad hay software para facilitar el procesamiento de la información en las empresas, software de contabilidad, de diseño, edición, así como tecnología para recopilar datos de los clientes y entender mejor sus necesidades, sin necesidad de realizar otros procesos como encuestas en las calles o focus groups; también la comunicación se puede tener a través de internet, evitando cobros por llamadas telefónicas, al utilizar aplicaciones como WhatsApp, o evitando las expensas de recursos en traslados, al tener reuniones virtuales con Zoom.
Al reducir gastos, hay que saber cuándo definitivamente tienen que cancelarse ciertos dispendios.
Hablando nuevamente de los servicios o productos, pero no de los que una organización requiere, sino de los que ofrece, se debe evaluar cuáles son redituables, cuáles tienen potencial, y de cuáles se puede y necesita prescindir, para mantener la rentabilidad económica.
Es importante establecer relaciones sanas entre el coste de fabricación, el proceso de producción y los recursos humanos que se dedican a estos productos o servicios.
Del mismo modo, al realizar la auditoría, puedes saber si algún elemento necesita irse; también al aplicar las métricas para evaluar a los proveedores, sabrás si necesitas romper relación con alguno; al valerte de la tecnología, puedes considerar dejar de utilizar ciertos materiales de oficina o métodos tradicionales como las tarjetas de presentación, asimismo dejar de gastar en transporte para una reunión, y actualmente, con el auge del teletrabajo y home office, incluso hasta dejar de pagar renta de oficinas físicas, etc.
Las maneras para reducir los costos afortunadamente son versátiles, dejando claro que se puede lograr mucho, aprovechando al máximo lo que se tiene al alcance con una gestión adecuada.