Viáticos: qué son, cómo funcionan y qué debes saber en México

Los viáticos son una de las prestaciones más comunes dentro de las empresas que requieren que sus colaboradores viajen por motivos de trabajo.

Aunque parecen simples “gastos de viaje”, en realidad tienen un marco legal y fiscal que empleadores y empleados deben conocer para asegurar que se registren como gastos de viaje deducibles.

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son los recursos que una empresa entrega a un trabajador para cubrir los gastos relacionados con un viaje laboral.

Estos pueden incluir transporte, hospedaje, alimentación y, en algunos casos, erogaciones menores necesarias para el desarrollo de la actividad profesional fuera del lugar habitual de trabajo.

Tipos de viáticos que pueden ser gastos de viaje deducibles

Transporte

Incluye boletos de avión, autobús, taxis o servicios de movilidad como Uber, así como gasolina y peajes en caso de viajes en automóvil.

Hospedaje

Gastos relacionados con el alojamiento en hoteles u hospedajes temporales durante el viaje de trabajo.

Alimentación

Comidas y bebidas durante la estancia fuera del lugar habitual de trabajo, siempre dentro de los límites establecidos por el SAT para ser considerados gastos de viaje deducibles.

Otros gastos

Pueden incluir estacionamientos, materiales de trabajo o cualquier erogación necesaria y comprobable para cumplir con la actividad laboral.

Aspectos legales y fiscales de los viáticos en México

En México, los viáticos tienen un marco normativo definido para que sean gastos de viaje deducibles:

• No forman parte del salario: siempre que se comprueben con facturas a nombre de la empresa, no se consideran ingreso para el trabajador.
• Comprobación obligatoria: deben justificarse con CFDI emitidos por proveedores de servicios (restaurantes, hoteles, aerolíneas, etc.).
• Deducibilidad para la empresa: solo aplican como deducibles si cumplen con los requisitos fiscales del SAT, incluyendo topes en alimentación y renta de autos.
• Exención de impuestos: cuando no se comprueban adecuadamente, pueden considerarse ingreso gravable para el trabajador.

Beneficios de una buena gestión de viáticos

Implementar un sistema eficiente para manejar gastos de viaje deducibles ofrece múltiples ventajas:

• Transparencia en el uso de recursos empresariales.
• Reducción de riesgos fiscales en auditorías.
• Mayor satisfacción de los colaboradores al contar con respaldo económico para sus viajes.
• Planeación financiera más clara en los presupuestos anuales.

Los viáticos son más que simples gastos: representan una herramienta clave para facilitar el trabajo de los colaboradores y, al mismo tiempo, requieren un manejo responsable para cumplir con las obligaciones legales y fiscales.

Una gestión adecuada de los gastos de viaje deducibles permite a las empresas mexicanas mantener orden en sus finanzas, apoyar a sus empleados y aprovechar las ventajas fiscales que la ley otorga.

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