Los viáticos son pagos que una empresa proporciona a sus colaboradores para cubrir los gastos asociados con viajes de negocios, incluyendo hospedaje, alimentación, transporte y otros gastos incidentales.
Estos gastos, si se gestionan adecuadamente, pueden ser deducibles de impuestos, lo que resulta en beneficios tanto para la empresa como para los colaboradores.
¿Cuándo son deducibles los viáticos?
Para que los viáticos sean deducibles, deben cumplir con ciertos requisitos establecidos por la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), como:
- Estar relacionados con la actividad del contribuyente: Deben ser necesarios para el desempeño de las funciones laborales de los colaboradores.
- Contar con un comprobante: Para deducir estos gastos deben estar respaldados por facturas electrónicas (CFDI) en territorio nacional o por documentación comprobatoria correspondiente si se hicieron en el extranjero.
- Tener un registro en la contabilidad: La empresa debe llevar un historial detallado de todos los gastos incurridos que sean considerados como viáticos.
- Ser entregados en una tarjeta de viáticos: También se pueden proporcionar en tarjeta de crédito, o débito siempre que se cumplan con las normativas fiscales.
¿Cuáles son los viáticos deducibles ante el SAT?
Los viáticos deducibles ante el SAT se componen de:
- Alojamiento: Gastos de hospedaje en hoteles, moteles o servicios como Airbnb.
- Alimentación: Gastos en restaurantes o compras en tiendas locales.
- Transporte: Boletos de avión, autobús, alquiler de vehículos y gastos de gasolina.
- Otros gastos: Alquiler de salas de reuniones, tarifas de conferencias, y materiales de trabajo necesarios para la actividad laboral.
- Kilometraje: Pagos por uso de automóvil propio del empleado, hasta 93 centavos por kilómetro recorrido, con un máximo de 25,000 kilómetros por ejercicio.
¿Cómo declarar viáticos en el SAT?
Para declarar viáticos en el SAT, se deben seguir estos pasos:
- Obtener y conservar los CFDI: Los comprobantes fiscales digitales deben reunir todos los requisitos fiscales.
- Registrar los viáticos: Mantener un registro detallado de todos los gastos, especificando su relación con la actividad laboral.
- Presentar un reporte de viáticos en los recibos de nómina: Incluir los viáticos deducibles en el CFDI de nómina bajo el campo "Otros pagos" con la clave 003 para "Viáticos entregados al trabajador".
- Asegurar que los viáticos no gastados sean reintegrados: Cualquier monto no utilizado debe ser devuelto a la empresa y registrado adecuadamente.
¿Cuánto está exento los viáticos?
Los viáticos pueden estar exentos de impuestos hasta cierto monto, siempre que cumplan con los requisitos de la LISR:
- Alimentación: Hasta $750 diarios por persona en territorio nacional y $1,500 en el extranjero.
- Hospedaje: Hasta $3,850 diarios en el extranjero.
- Transporte: Hasta $850 diarios en territorio nacional o en el extranjero.
- Uso o goce temporal de automóviles: Hasta $850 diarios en territorio nacional o en el extranjero.
- No comprobados con documentación de terceros: Hasta un 20 % del total de viáticos recibidos en cada evento, sin exceder $15,000 en el año.
¿Cuándo los viáticos no son deducibles?
Los viáticos no son deducibles en las siguientes situaciones:
- Gasto no relacionado con el viaje: Si el gasto no es necesario para el desempeño de las funciones laborales.
- Exceso del límite permitido: Cuando los gastos superan los límites establecidos por la LISR.
- Falta de comprobante fiscal: Si no se presenta el CFDI correspondiente.
- Comprobantes que no reúnen requisitos fiscales: Si los documentos no cumplen con los requisitos establecidos por la LISR y el RLISR.
- Pagos en efectivo: Los viáticos pagados en efectivo no son deducibles ya que no se puede comprobar el movimiento.
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